Factura electronica: una herramienta para crecer y bajar costos

(Los acentos fueron obviados por cuestiones tecnicas)

En un principio, las empresas habian tomado la facturacion electronica como una imposicion mas por parte de la Administracion Federal de Ingresos Publicos. Sin embargo, con la evolucion del regimen, los beneficios asociados a la reduccion de costos y la mejora en la gestion de documentos y cobranzas, sumados al impacto medioambiental, fueron ganando terreno. De esta manera, empiezan a comprenderse las ventajas de adoptar una herramienta que optimiza los procesos.

En tiempos de avance del comercio electronico, penetracion de Internet y acceso cada vez mas directo a las tecnologias, la factura electronica suena cada vez menos exotica y es mas asimilada dentro del mundo corporativo: el papel empieza a quedar atras a favor de versiones electronicas con la misma validez tributaria que la tradicional factura. Los primeros que emitieron este tipo de documento lo hicieron por obligacion legal. Hoy, a tres años de la implementacion del regimen son cada vez mas las empresas que se suman a esta solucion.

“Las empresas pyme consultan muchisimo por este tipo de facturacion; es propio de estas empresas querer seguir creciendo, innovando y estar a la altura de las exigencias del mercado”, sostiene Miriam Alvarez, gerenta de Negocios de Interbanking.

A traves de la RG 2177 de 2006 se dio inicio a la implementacion de Factura Electronica y en 2007 se definieron los primeros rubros de la economia obligados por la AFIP a facturar electronicamente: proveedores de Internet, medicina prepaga, operadores de television por cable, telefonia movil, empresas de limpieza, servicios de limpieza y transportadoras de caudales, entre otras. Tras algunas modificaciones, la obligatoriedad empezo a regir el primer dia de 2009 y a futuro todas las compañias deberan sumarse.

“La AFIP continua interesada en incluir el mayor numero de rubros en la obligatoriedad. A partir del 1 de marzo y por la RG 2.557 establecio la obligatoriedad de la factura electronica para las empresas que utilizan el bono fiscal como beneficio tributario”, agrega Alvarez.

Ventajas en version pyme.

La factura electronica es una herramienta clave para mejorar la competitividad y productividad. “La empresas que adquieren este tipo de facturacion logra reducir los costos de la emision y envio de comprobantes consiguiendo un ahorro del 60 al 80%. Ademas ahorra espacio fisico, mejora los tiempos del proceso de cobranza y reduce la carga operativa ya que garantiza la entrega de los documentos (la recepcion deja de estar atada a un lugar o persona), pueden controlar la circulacion de la factura porque el sistema provee reportes on-line sobre la entrega y la visualizacion. Tambien, y no es un dato menor, contribuye al cuidado del medio ambiente, eliminando el uso del papel”, sostienen desde Interbanking.

De todos modos, el largo transito a la masificacion de esta operatoria recien se ha puesto en marcha. “Estamos en un proceso de transicion y a medida que las empresas se hagan concientes que factura electronica, ademas de cumplir con las resoluciones de la AFIP, le permite obtener otros beneficios asociados a su negocio como la reduccion de la carga operatoria, administrativa, asi como la disminucion de costos y tiempos, empezaran a usar masivamente esta solucion”, dice Alvarez.

La crisis, aseguran los analistas, no va a afectar la evolucion del sistema ya que no requiere grandes desarrollos para los clientes y no representa costos significativos. Es mas, se traduce en un aporte para una sensible reduccion de costos y una renovada invitacion a las empresas a usar factura electronica.

El proceso de aplicacion dentro de la empresa depende “del grado de integracion y automatizacion que deseen realizar en sus sistemas y de los procesos internos de cada empresa. Sin embargo, en promedio una empresa implementa el servicio entre siete y 15 dias”, ejemplifica Alvarez.

La factura electronica se inicio como un regimen opcional en 2005 y solo para comprobantes “A” y “B” emitidos por Responsables Inscriptos en IVA. En 2007 se establecio obligatoriedad para determinadas actividades y para comprobantes “A” y “B”, mientras que en 2008 (RG 2.485) se ampliaron las actividades obligadas, se incorporo el metodo del facturador en linea y la emision de comprobantes clase “C” para monotributistas (con facturador electronico).

En lineas generales se apunto en una primera etapa a todas las empresas relacionadas con la actividad de servicios con un volumen de clientes considerable y con facturacion “constante”. Se adicionaron otras actividades de servicio (construccion-profe -sionales). Al incorporarse el RCEL -facturador en linea- se pudo incorporar como voluntarios a los Monotributistas como asi tambien a Responsables Inscriptos en IVA pero de menor envergadura.

De esta manera, sostienen en la AFIP, quedaron contempladas las necesidades de los contribuyentes que se encuentren obligados a utilizar el regimen:

• Para los de mayor complejidad, la herramienta de servicios web permite el intercambio automatico de informacion sin intervencion manual
• Para los sujetos de mediana o pequeña envergadura, el aplicativo bajo plataforma SIAP preve la generacion de datos -en lote o de manera individual- a ser transmitidos por clave fiscal, y con respuesta mediante el servicio de Ventanilla Electronica, y
• Para los sujetos pequeños con baja complejidad, frecuencia o escasa facturacion, el Facturador en Linea resulto una solucion dinamica y simple para generar el comprobante.

Puntos a favor:

• Ahorro en espacio, tiempo y gastos (tinta, impresion, envio, atencion de reclamos) entre un 60% y un 80% del costo de todo el proceso de facturacion.
• Costo para una pyme: se calcula en funcion del volumen de facturas que la empresa emite mensualmente. Existen varios niveles por cantidad de facturacion que va desde un minimo $ 0,35 a $ 0,90 por factura.
• Ahorro en los costos de envio de documentacion por el uso de nuevos canales de remision distintos al servicio postal tradicional.
• Mayor celeridad en el envio de la documentacion involucrada en las transacciones comerciales.
• Elimina las distancias geograficas que separan las partes de una operacion comercial al utilizar canales electronicos de amplia difusion (Internet).
• Amplia el horario de atencion para nuevas transacciones.
• Se habilita un nuevo canal de comunicacion para la concrecion de operaciones, que posibilita al vendedor prestar servicios adicionales a los eventuales compradores (acceso on line a la cuenta corriente del cliente, acceso al stock, posibilidad de efectuar pedidos por via electronica).
• Reduccion de los costos de almacenamiento, considerando que determinadas empresas deben contratar servicios de terceros para el archivo de las facturas, o destinar espacios fisicos de dimensiones considerables a tales fines.
• Computo oportuno del Credito Fiscal: favorece su asignacion al periodo fiscal correspondiente en el caso de operaciones concretadas en fecha cercana a fin de cada mes.

Fuente: Cronista Comercial