Actualmente, la
digitalización afecta a todos los sectores y a todo tipo de empresas, para
poder incrementar su productividad, eficiencia operativa y
competitividad.
La aplicación e
incorporación, cada vez con mayor velocidad, de nuevas tecnologías está
siendo un factor clave para rediseñar los modelos de negocio que impulsen su
crecimiento, para lo cual se requiere una constante evolución de la cultura
empresarial que permita crear las condiciones oportunas para aprovechar nuevas
oportunidades de forma ágil. La agilidad y la flexibilidad son dos
factores críticos en la capacidad competitiva de las empresas en el
nuevo entorno competitivo.
La consecuencia que todo
esto provoca, en pleno proceso de transformación digital, es el mayor interés
que está despertando la automatización de procesos empresariales, a través de
lo que se ha venido en llamar “la automatización robótica de procesos” (RPA),
que técnicamente es un software que trata de crear trabajadores
virtuales (robots de software) que interaccionan con las aplicaciones de
gestión y su infraestructura para realizar las tareas que haría una persona.
Aunque la automatización
de procesos basados en la aplicación de software no es algo nuevo ligada al
proceso de transformación digital que estamos viviendo, si que es diferente la
forma con la que se afronta dicho proceso de automatización, de forma que se
pasa de hablar de la “Automatización Digital” a la “Automatizacion Digital
Inteligente”, que supone un fuerte cambio de orientación.
Desde esta perspectiva,
podemos destacar 3 niveles de automatización:
Nivel 1:
Automatización de procesos con BPM / RPA. Se engloban
los proyectos de automatización de procesos que hacen uso de la lógica de negocio
a través de herramientas como BPM (Business Process Management), RPA (Robot Process Automation), o el software OCR inteligente para
la sustitución definitiva del papel.
Nivel 2:
Automatización de procesos con NLP (Natural
Language Processing). Se engloban los procesos que se apoyan en asistentes
virtuales a partir de la aplicación de técnicas de inteligencia artificial
basadas en el procesamiento del lenguaje natural, lo que habitualmente llamamos
“chatbots”, “ibots”, etc…
Nivel 3:
Automatización cognitiva a partir de AI (Artificial
Inteligence). Se engloban los proyectos que se basan en el desarrollo de una
analítica avanzada con el objetivo de apoyar el proceso de toma de decisiones
de las empresas con la finalidad de mejorar el conocimiento a partir de los
hechos.
La
automatización de procesos con RPA
La automatización
robótica de procesos es una tecnología basada en un software que
permite que un “robot” o ‘trabajador virtual’ emule e integre las interacciones
y actividades que haría una persona mediante programas informáticos,
interactuando con la infraestructura y los sistemas existentes para realizar
las tareas que le han sido asignadas.
La aplicación de este
tipo de tecnología tiene muchas ventajas que suponen mejorar mucho el
rendimiento empresarial como son:
·
Escalabilidad. Ya que gestiona de forma eficaz los picos de trabajo, sólo
afecta a tiempo de proceso. El RPA realiza una cantidad enorme de
operaciones en paralelo, ya sea en entornos de escritorio o en la nube. Es
posible implementar rápidamente robots adicionales con costos mínimos,
dependiendo del flujo de trabajo y la estacionalidad.
·
No para nunca. Al tratarse de robots de software, trabajan sin pausas 24
horas por 365 días al año.
·
Mejora el tiempo de
servicio. Al tener los procesos
estandarizados y optimizados, permite una reducción del tiempo de la cadena de
servicio. Además, una consecuencia de este tipo de procesos es que
se eliminan actividades sin valor añadido.
·
Menos errores. Al reducir la intervención manual se reducen los errores
achacables a las personas.
·
Son a medida. Estas herramientas necesitan una adaptación específica a
cada empresa a partir de una potente parametrización que lo hace un proceso
sencillo y eficiente. Esto supone una alta adaptación a las necesidades del
negocio.
·
Ahorro de costes. El RPA puede reducir los costes de procesamiento hasta en
un 80%. En menos de 12 meses, la mayoría de las empresas ya ha obtenido una
rentabilidad de la inversión positiva (ROI positivo). A diferencia de otras
soluciones tradicionales de TI, el RPA permite a las organizaciones automatizar
a una fracción del coste y del tiempo que se invertía antes.
·
No intrusivo. Esta tecnología no es de naturaleza intrusiva y saca
partido a la infraestructura existente sin provocar interrupciones en los
sistemas subyacentes, cuya sustitución sería muy compleja y costosa.
Normalmente los efectos
que producen en las empresas un proyecto de automatización de procesos depende
en gran medida de:
·
El grado de madurez tecnológica.
·
Licenciamiento.
·
Tecnologías principales En este sentido, existen sistemas de gestión integral
de las empresas (sistemas ERP) que ya integran este tipo de herramientas entre
en su software. Hoy en día, esta característica está adquiriendo un mayor peso
a la hora de elegir un programa ERP.
·
Grado de dependencia
de perfiles técnicos a la hora de afrontar un proyecto de ese tipo.
Cualquier proceso de
este tipo se basa fundamentalmente en los datos, por lo que uno de los efectos
más importantes que se produce es que estos se constituyen en uno de los
activos más preciados en las empresas, y como consecuencia de ello, es
importante su calidad y el aseguramiento de la disponibilidad de los mismos, lo
que genera nuevos procesos tendentes a asegurar una gestión eficiente.
¿Cómo
funciona la automatización robótica de procesos?
Es una gran
alternativa para reducir o eliminar cargas de trabajo de las personas
en grandes procesos de back-office (Procesos repetitivos de finanzas,
contabilidad, rrhh, etc) que se puede integrar de forma poco invasiva en los
entornos IT de las empresas, con casi cualquier aplicación existente en un
proceso. Un tema clave para aprovechar toda esta evolución tecnológica e
implementarla con éxito en una empresa, es la formación y adopción por parte de
los usuarios y programadores de una base con herramientas que les permita
iniciar de forma efectiva esta transformación.
Hay que tener en cuenta
que una condición indispensable para el uso de cualquier RPA es su
aplicación en procesos estructurados, con inputs y outputs basados en datos
existentes en el mundo “digital”. Además, deben ser “enseñados” para ejecutar
sus tareas en base a reglas establecidas y flujos de trabajo. Los RPA no
“aprenden” de su experiencia y no están capacitados para resolver las
excepciones que encuentren al ejecutar sus tareas. Son los usuarios expertos
quienes deben implementar reglas de procesos.
Los robots de RPA son
capaces de imitar la mayoría de las acciones que realizan las personas.
Algunas de
las tareas técnicas mas habituales son:
·
Inician la sesión en
aplicaciones para ejecutarlas.
·
Conectar a APIs del
sistema para asegurar la integración de datos.
·
Mueven y copian archivos
y carpetas.
·
Copian y gestionan
datos.
·
Leer y escribir en bases
de datos
·
Extraer datos
estructurados y semiestructurados de documentos, PDFs, email, formularios y
navegadores.
·
Realizar cálculos
·
Gestionar correos
electrónicos junto a la documentación adjunta.
·
Etc…
A partir de estas
posibilidades técnicas, es fácil comprender que los robots disponen de las
capacidades para desempeñar un gran número de actividades repetitivas.
Conclusiones
Actualmente en las
empresas existe un gran interés por comenzar el camino de la automatización de
procesos sin entrar en grandes inversiones tecnológicas. RPA es la
nueva forma de operar y entregar resultados de manera efectiva y eficiente.
Un proyecto de
automatización de este tipo requiere de una estrategia basada en:
·
Un plan bien pensado,
·
Una estructura
organizacional para dar soporte,
·
Una plataforma o
tecnología que permita su despliegue,
·
Un socio de confianza
para conseguir el éxito,
·
Una estrategia de
gestión del cambio en toda la empresa.
La automatización
robótica de procesos está evolucionando rápidamente con nuevas innovaciones y
características tecnológicas, como es el caso del aprendizaje automático y la
inteligencia artificial que se están probando a gran escala, combinando todo el
espectro de análisis y automatización de procesos. El RPA, en estos momentos,
se está convirtiendo en el nivel más alto de RPA cognitivo a través de las
herramientas comentadas.
Por: Paco Ramírez
Fominaya, equipo DataDec
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