Para poder desarrollar una iniciativa de BPM con éxito, hay que superar algunos obstáculos como la falta de apoyo del C-level, los objetivos poco claros, el cambio cultural o los entornos de prueba deficientes.
Para comprender y mejorar su funcionamiento, las empresas implementan
herramientas de gestión de procesos empresariales para agilizar sus flujos de
trabajo, impulsar la productividad general, reducir los riesgos de incumplimiento,
eliminar gastos innecesarios, reducir costos, mejorar la experiencia del
cliente y aumentar la agilidad, la escalabilidad y la eficiencia de los
procesos.
Un solo proceso empresarial puede abarcar muchas funciones, tareas y
sistemas diferentes, ejecutados de distintas formas. Los responsables de
tecnología, gerentes de negocio y los equipos de dirección deben tener una
visión amplia de su organización y determinar cómo y por qué sus procesos de
negocio no funcionan. Una solución rápida puede parecer una buena respuesta,
pero podría limitar las oportunidades de negocio y el retorno de la inversión a
largo plazo.
La implementación de la gestión de procesos de negocio (BPM) puede
adoptar muchas formas, desde un análisis profundo de las operaciones hasta el
mapeo de los procesos de negocio, pasando la implementación de un conjunto
completo de herramientas y competencias. Una mejora de los procesos puede
significar cosas diferentes para las distintas partes interesadas en función de
su posición y de su rol en la empresa. También es esencial tener en cuenta cómo
se alinean los incentivos entre departamentos, socios y clientes.
Para maximizar los beneficios de una iniciativa de BPM, hay que abordar varios retos, como la propia cultura corporativa, el
estilo de gestión, las capacidades de realizar pruebas, la tecnología y las
tendencias del mercado; y la comunicación.
Obstáculos
y soluciones para la gestión de los procesos empresariales
1. Falta
de apoyo e implicación de la dirección
La gestión de los procesos de negocio requiere tanto un cambio en la
cultura corporativa como en la implementación tecnológica prevista. Los
empleados pueden resistirse a las iniciativas de BPM si creen que pueden
hacerles perder su trabajo, modificar su situación laboral o afectar sus
oportunidades de ascenso. Por esta razón, los equipos directivos deben explicar
en profundidad las ventajas cualitativas y cuantitativas de la BPM y promoverla
entre todas las partes implicadas.
2. Metas
y objetivos empresariales poco claros
A veces, las empresas abordan las iniciativas de BPM con objetivos no
definidos, mixtos y contradictorios. Para aprovechar las ventajas de la
automatización de procesos hay que crear primero una estrategia integral de BPM
para aclarar si el objetivo es mejorar continuamente o rediseñar los procesos
actuales. Los equipos de TI y de negocio deben ser partícipes de la hoja de
ruta necesaria para lanzar e implementar estos proyectos de mejora de procesos.
3. Infraestructuras
de pruebas inadecuadas
Un proceso empresarial abarca múltiples personas y departamentos,
incluidos los de TI, finanzas y seguridad. A menudo, los usuarios de la empresa
utilizan una herramienta BPM para automatizar ciertos procesos, pero no pasan
por un proceso de pruebas antes de implementar el flujo de trabajo o los pasos
de procesamiento de datos, y esta falta de pruebas de rendimiento puede
provocar averías en los procesos, errores imprevistos, interrupciones operativas
y nuevos riesgos de seguridad. A la hora de planificar la implantación de un
sistema BPM, las empresas deben tener en cuenta los entornos de pruebas, los
controles de seguridad y las herramientas de pruebas automatizadas disponibles
para medir el rendimiento de los procesos. Para eliminar las vulnerabilidades,
es recomendable incluir a un desarrollador o especialista de TI en el proceso
de creación de pruebas.
4. Confusión
sobre la herramienta adecuada para el trabajo apropiado
Tanto si se implementan para aplicaciones puntuales como si forman parte
de plataformas tecnológicas empresariales más amplias, las diferentes
categorías de herramientas de BPM pueden mapear, extraer, capturar,
implementar, automatizar, analizar y supervisar los procesos empresariales.
Muchos responsables de la toma de decisiones de TI no ven la diferencia entre
las categorías de herramientas para la automatización de los procesos de
negocio, la orquestación de estos, los procesos robóticos, la
hiperautomatización y el BPM, por lo que los responsables de la toma de
decisiones y las organizaciones necesitan mejorar su comprensión de las
diferentes categorías de herramientas para seleccionar la solución más adecuada
para cada entorno.
5. Procesos
ocultos susceptibles de provocar fallos
Los procesos empresariales suelen construirse a lo largo del tiempo a
medida que los usuarios encuentran mejores formas de resolver problemas
menores. Esta evolución gradual da lugar a procesos ocultos que no han sido
claramente identificados y que pueden fallar cuando las personas no están
disponibles, dejan la empresa, cambian de puesto o cambian otras
circunstancias. "La pandemia, que ha llevado a las empresas a lugares de
trabajo híbridos distribuidos, ha hecho que encontrar, corregir y automatizar
los procesos deficientes sea una necesidad para muchas empresas", afirma
nuestro CTO Nicolas Chabanoles. La transparencia y una comunicación clara de
los objetivos de cada empresa, permite centrarse en los procesos específicos
necesarios para su automatización.
6. Poca
visibilidad y trazabilidad de los procesos
Cuando los procesos empresariales abarcan muchos sistemas informáticos y
grupos de personas, suelen surgir problemas de visibilidad y trazabilidad.
Estos problemas pueden dificultar la detección de cuándo un proceso implica un
exceso de intercambios recíprocos múltiples, especialmente con terceros como
proveedores, contratistas y agentes. Para garantizar que los proveedores tengan
certificaciones actualizadas, por ejemplo, es necesario enviar, revisar,
aceptar e integrar en los sistemas internos documentos críticos, lo que crea
cadenas de comunicación difíciles de rastrear. La mejor manera de abordar los
problemas de visibilidad y trazabilidad es diseñar el modelo de datos
empresariales teniendo en cuenta las instancias externas e incluir los
mecanismos de aprobación, las personas, las tareas y las progresiones de los
procesos.
7. La
falta de flexibilidad de los contratos e incentivos
Las empresas deben ser conscientes de que los acuerdos contractuales y las
estructuras de incentivos existentes pueden ser un obstáculo para las
iniciativas de BPM. Las empresas que contratan el desarrollo de una sola
aplicación aislada tienen generalmente mayores dificultades con la BPM que las
empresas que cuentan con contratos globales y con una mayor flexibilidad en
términos de políticas tarifarias y de plazos de entrega de las aplicaciones.
Esta flexibilidad puede abrir nuevas oportunidades de reducción de costos y
aumentar la eficiencia de los procesos.
(*) Miguel
Valdés-Faura: CEO de Bonitasoft
Leído en Canal.es
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