El monitoreo y la evaluación ¿cuál es la diferencia?

 

Los términos "monitoreo" y "evaluación" a menudo se emplean indistintamente, sin embargo, existen diferencias importantes entre ellos.

El monitoreo generalmente se refiere al proceso de verificar regularmente la situación de un programa a través de la comparación de la implementación de las actividades con el plan de trabajo, incluyendo si las actividades están siendo realizadas de acuerdo al programa, si se están llevando a cabo dentro del marco de tiempo especificado, si se están gastando los fondos presupuestados de acuerdo al plan, si se necesitade cualquier cambio en el manejo o implementación de las actividades y si debería modificarse el plan de trabajo.

Por otra parte, la evaluación tiene como meta medir el progreso logrado en lo que se refiere a la consecución de los objetivos del programa y al impacto del mismo (si los cambios anticipados de largo plazo han tenido lugar). Este proceso incluye la medición del alcance de los cambios que han sido implementados y la medida en que éstos pueden atribuirse a las actividades de su programa. A pesar de que existen diferencias entre el monitoreo y la evaluación, los dos procesos funcionan juntos para lograr un mismo fin que es producir información que puede ser utilizada para mejorar la administración de un programa y lograr los objetivos programados en el corto plazo, así como los resultados de largo plazo.

Vincular la evaluación con el ciclo de planificación e implementación del programa

Los pasos que sigue una organización o programa para implementar sus actividades pueden ser presentados como un ciclo continuo de acción es administrativas que van desde la evaluación de las necesidades, a la planificación e implementación de actividades y la medición de los resultados finales del programa, los cuales son retroalimentados a la etapa de planificación con el objeto de volver a empezar el ciclo. Ya sea que la evaluación sea llevada a cabo internamente por el personal del programa o por un consultor externo, hay tres elementos principales en cualquier evaluación:

·        la planificación de la evaluación

·        la conducción de la evaluación

·        la utilización de los resultados

Como se muestra en el diagrama a continuación, estos elementos de evaluación están directamente vinculados a los pasos que debe seguir para llevar a cabo la planificación e implementación de su programa o proyecto.

La evaluación como parte del ciclo de planificación e implementación del programa

La evaluación es parte de y se relaciona con cada etapa del ciclo, y como se hizo notar anteriormente, todos los participantes del programa-administradores, personal y la población objetivo (beneficiarios) deberían participar a lo largo de todo el proceso. De esta manera, los participantes involucrados en diferentes aspectos del programa comprenderán la necesidad que existe de implementar cualquier cambio necesario indicado por la evaluación y estarán motivados para trabajar juntos con el objeto de lograr los resultados deseados.

Cómo incorporar la evaluación al ciclo de planificación e implementación del programa

 Al ver más de cerca los elementos de la evaluación y los pasos secundarios, usted podrá darse cuenta de cuán importante es pensar acerca de la forma en la que evaluará su programa al mismo tiempo que desarrolla los objetivos y el plan de trabajo del mismo. La siguiente tabla desglosa los pasos del proceso de evaluación y muestra en qué forma estos se relacionan directamente con los pasos del ciclo de planificación e implementación de su programa.

Vínculo con el proceso de planificación e implementación del programa Proceso de Evaluación - Planificación de la Evaluación

Para planificar y llevar a cabo una evaluación, necesitará saber

·        Cuál es el propósito principal del programa.

·        Cuáles son los problemas primordiales que el programa o proyecto intenta resolver

·        Formular Objetivos,

·        Preparar el Plan de Trabajo

·        Qué desea evaluar

·        Por qué desea evaluar eso

·        Quién necesita qué clase de información

·        Cómo utilizarán la información y cómo aplicarán los resultados con el objeto de mejorar el programa

Decida cuál será el alcance de la evaluación.

·        A medida que desarrolla sus planes de trabajos estratégicos y operativos para el programa, formulará tanto las metas de largo plazo como los objetivos específicos de corto plazo.

·        Estas metas y objetivos deberán ser también utilizados como criterios e indicadores para la evaluación de su programa, inicialmente en las evaluaciones internas con el objeto de determinar si está logrando sus objetivos de corto plazo, y luego en evaluaciones posteriores (ya sea internas o externas) para ver si está logrando avanzar con miras a la consecución de sus metas de largo plazo.

·        ¿Está midiendo el logro de los objetivos de corto o de largo plazo del programa?

·        ¿La evaluación la llevará a cabo un miembro del personal o un consultor externo?

·        ¿Cómo logrará que otros integrantes de la organización participen en la evaluación?

·        ¿Cuánto tiempo y dinero estaría dispuesto a gastar en la evaluación? Con esta información usted puede determinar hasta qué punto está logrando sus objetivos y decidir si necesita efectuar alguna revisión del programa a fin de poder mejorar su habilidad para conseguir sus metas a largo plazo. Adicionalmente, como parte del desarrollo de su plan de trabajo, usted deberá decidir cuándo se llevarán a cabo las evaluaciones y elaborar los presupuestos y cronogramas para llevarlas a cabo en conjunción con otras actividades del programa. Seleccione los indicadores y estándares para la evaluación.

·        ¿Son consistentes con los objetivos de la evaluación y con los de su programa?

·        ¿Qué metodologías empleará en la evaluación?

·        ¿Son estas metodologías apropiadas para el tipo de información que usted desea recopilar (y apropiadas para ser empleadas con sus clientes y/o el personal si usted está recopilando información de ellos)?

Realización de la Evaluación

Una vez que se haya determinado el propósito de la evaluación, seleccionado los indicadores y estándares y hecho planes para la recopilación de datos, estará listo para llevar a cabo la evaluación recopilando y analizando los datos

Para realizar una evaluación, es necesario que las actividades de su programa hayan sido implementadas por lo menos durante varios meses. Las actividades del programa incluyen la prestación de los servicios programados, el monitoreo constante y regular de la implementación de las actividades, la supervisión del personal y la continuidad de los procedimientos rutinarios de rendición de informes. Cualquier evaluación que se lleve a cabo se basará en el uso de información proveniente de las estadísticas de servicio, así como en base a las conversaciones con los clientes, el personal y los supervisores.

Recopile información

·        ¿Quién participará directamente en el proceso de recopilación de información?

·        ¿Cómo mantendrá usted informados a otros individuos interesados sobre el progreso logrado?

Para realizar una evaluación, es necesario que las actividades de su programa hayan sido implementadas por lo menos durante varios meses. Las actividades del programa incluyen la prestación de los servicios programados, el monitoreo constante y regular de la implementación de las actividades, la supervisión del personal y la continuidad de los procedimientos rutinarios de rendición de informes. Cualquier evaluación que se lleve a cabo se basará en el uso de información proveniente de las estadísticas de servicio, así como en base a las conversaciones con los clientes, el personal y los supervisores.

·        Organice y analice la información.

o   ¿Cómo analizará la información — en tablas, gráficas, o en resúmenes narrativos?

·        Formule recomendaciones y preséntelas en conjunción con los hallazgos.

o   ¿Cómo presentará usted los resultados de la evaluación (por ejemplo, tablas, gráficas) y quién participará en la preparación dela(s) exposición(es)?

o    ¿Cuál es la mejor manera de efectuar recomendaciones para lograr cambios?

Sería difícil saber cómo efectuar revisiones de un programa e identificar nuevas necesidades o cambios que deberían llevarse a cabo en dicho programa sin antes haber realizado una evaluación. El proceso de evaluación se encuentra estrechamente vinculado al ciclo de planificación e implementación del programa. Ya sea que usted desee identificar cómo puede lograr sus objetivos y causar un mayor impacto, qué es lo que podría estar haciendo de otra forma, o qué nuevas necesidades podrían haberse presentado a nivel de la población objetivo desde que se inició su programa, la evaluación le ayudará determinar qué es lo que usted y su personal necesitan hacer para permitirle discutir y formular acciones que puedan ser incorporadas al próximo plan de trabajo.

Cómo vencer la resistencia a la evaluación

A menudo los administradores y encargados de formular políticas ven la evaluación como una amenaza en lugar de una herramienta útil. Al realizar cualquier tipo de evaluación, se debería pensar con anticipación acerca de las áreas de resistencia potencial y tratar de solucionarlas antes de comenzar la evaluación. Generalmente se pueden encontrar soluciones relativamente fáciles para estos problemas potenciales. La siguiente tabla proporciona algunas sugerencias con respecto a la manera de evitar cualquier resistencia potencial a la evaluación.

Formas de Vencer la Resistencia Potencial a la Evaluación

·        Asegurarse de que las preguntas de la evaluación sean relevantes para el trabajo de los encargados de formular políticas y/o los administradores

o   Involucre en el proceso a los interesados clave (administradores apropiados y encargados de formular políticas), particularmente cuando planifique la evaluación, y haga que expresen sus preocupaciones y formulen preguntas.

·        Lograr que los hallazgos de la evaluación sean útiles para resolver los problemas actuales

o   Centre las preguntas en torno a la evaluación de problemas actuales identificados por los administradores del proyecto.

·        Respaldar su decisión en cuanto a la metodología escogida para la evaluación

o   Explique los puntos fuertes y débiles de las diferentes metodologías de evaluación para los usuarios finales y las razones por las cuales deben emplear el método que usted ha escogido.

·        Lograr un mayor respaldo y una mayor credibilidad en los resultados

o   Asegúrese de que las personas que están recopilando y analizando los datos sean aceptables para los usuarios finales de la información.

·        Asegurar la aceptación de los hallazgos

o   Los hallazgos deben ser concluyentes y no deben dar pie a diferentes interpretaciones por parte de los que necesitan usar la información.

·        Fomentar el uso de los resultados aún cuando éstos sean negativos

o   Asegúrese que de sean recomendaciones apropiadas, justas y factibles para lograr un cambio.

·        Asegurarse de que los hallazgos sean utilizados a nivel local

o   Además de presentar los hallazgos generales de la evaluación, asegúrese de presentar los hallazgos que son específicos a nivel local de modo que los administradores y el personal a ese nivel puedan comprender y utilizar los hallazgos más fácilmente.

·        Lograr que los hallazgos sean accesibles y comprensibles

o   Presente los resultados y recomendaciones en forma resumida y clara sin emplear ningún tipo de jerga, de modo que la información sea fácil de leer y comprender.

·        Fomentar el uso de los resultados a diferentes niveles

o   Difunda los hallazgos a todo nivel dentro de la organización de modo que el personal pueda tener acceso a los mismos.

 

Fuente: Acdemia.edu