¿Cómo la Gestión por Procesos fortalece la habilidad del COO para gestionar eficientemente los recursos de la empresa?

Dentro de la compleja estructura jerárquica de las empresas, el Director de Operaciones (COO – Chief Operating Officer) emerge como una pieza fundamental, coordinando las operaciones internas de manera eficiente, eficaz y efectiva.

Como COO (Chief Operating Officer), una de sus responsabilidades es supervisar las operaciones diarias. La gestión eficaz de recursos es fundamental para el éxito de cualquier organización.

Los recursos utilizados en un proceso pueden incluir recursos humanos, financieros, tecnológicos, materiales, de tiempo e información, dependiendo de las necesidades y requisitos específicos del proceso en cuestión.  Algunos recursos comunes que se pueden utilizar en un proceso incluyen:

Recursos Humanos: Esto incluye el personal necesario para llevar a cabo las tareas del proceso, como empleados, contratistas o consultores.

Recursos Financieros: Estos son los fondos necesarios para financiar el proceso, que pueden incluir presupuestos asignados para pagar salarios, comprar materiales o adquirir equipos, por ejemplo.

Recursos Tecnológicos: Esto abarca el hardware, software y otros dispositivos tecnológicos necesarios para ejecutar el proceso de manera eficiente, como computadoras, servidores, software de gestión de procesos (BPMS), aplicaciones (ERP, CRM, SCM…), etc.

Recursos Materiales: Estos son los materiales físicos necesarios para llevar a cabo el proceso, como materias primas, suministros de oficina, equipos de producción, entre otros.

Recursos de Tiempo: Este recurso es esencial en cualquier proceso, ya que implica el tiempo dedicado por el personal y otros recursos para completar las actividades dentro del proceso.

Recursos de Información: Esto incluye datos, documentos y cualquier otra información necesaria para llevar a cabo el proceso de manera efectiva, como informes, análisis, registros, etc.

La Gestión por Procesos (BPM - Business Process Management) es una disciplina de gestión empresarial que se centra en identificar, diseñar, ejecutar, monitorear y mejorar continuamente los procesos empresariales para lograr los objetivos organizacionales de manera efectiva (eficaz y eficiente).  La Gestión por Procesos puede ayudar en cada una de las actividades en que un COO gestiona eficientemente los recursos.

Optimización Integral: Estrategias del COO para la Gestión Eficiente de Recursos

Evaluar las necesidades de recursos: El COO debe trabajar en estrecha colaboración con todo el equipo directivo para comprender las necesidades actuales y futuras de recursos a nivel departamental y transversal. Esto implica evaluar las demandas del negocio en términos de capital humano, financiero y tecnológico. BPM permite al COO analizar exhaustivamente los procesos empresariales existentes para identificar áreas de mejora y optimización de recursos asignados a los procesos transversalmente y con trazabilidad completa. Mediante la modelización de procesos en BPMN (Business Process Model & Notation), el COO puede comprender mejor cómo se están utilizando los recursos en la organización visualizando las tablas RACI/RASCI y con análisis cuantitativos/cualitativos de otros recursos no humanos,  de manera que pueda tomar decisiones sobre dónde se pueden hacer ajustes para maximizar su eficiencia.

 Desarrollar un plan de asignación de recursos: Basándose en la evaluación de necesidades a corto, medio y largo plazo para el cumplimiento de objetivos estratégicos, el COO debe elaborar un plan detallado para asignar los recursos disponibles de manera óptima. Esto puede incluir la asignación de personal a proyectos específicos, la asignación de presupuestos financieros para diferentes áreas de la empresa y la inversión en tecnología que mejore la eficiencia operativa. Con una comprensión clara de los procesos empresariales, el COO puede utilizar BPM para diseñar un plan detallado de asignación de recursos. Esto implica identificar los recursos óptimos y necesarios para cada proceso, simular la implantación para entender el comportamiento que tendría la nueva asignación, y una vez probada la optimización,  asignar los  recursos de manera efectiva para respaldar las operaciones y estrategias de la empresa.

 Supervisar la implementación: Una vez que se haya desarrollado el plan de asignación de recursos, el COO debe supervisar su implementación para garantizar que se estén utilizando los recursos de manera efectiva. Esto puede implicar la revisión regular de informes financieros, la evaluación del desempeño del personal y el seguimiento del progreso en proyectos clave. BPM proporciona herramientas para monitorear y controlar la ejecución de los procesos empresariales en tiempo real. El COO puede utilizar sistemas de gestión de procesos (BPMS / Process Mining / Task Mining) para rastrear el progreso de las actividades, identificar cuellos de botella y realizar ajustes en tiempo real para garantizar que los recursos se estén utilizando de manera efectiva.

Realizar ajustes según sea necesario: A medida que cambien las condiciones del mercado o las necesidades del negocio, el COO debe estar preparado para realizar ajustes en la asignación de recursos. Esto puede implicar la reasignación de personal, la reevaluación de presupuestos o la adopción de nuevas tecnologías. La flexibilidad de BPM permite al COO realizar ajustes en los procesos y en la asignación de recursos según sea necesario, incluso “on the fly” (en plena ejecución del proceso en sistemas BPMS). Los sistemas BPM facilitan la modificación de los flujos de trabajo y la reasignación de recursos para adaptarse a cambios en las condiciones del mercado o en las necesidades del negocio, de una manera más flexible, ágil y rápida que la programación de aplicaciones empresariales, porque se modifica el flujo del proceso y las asignaciones de recursos.

Fomentar la eficiencia y minimizar los costos: En última instancia, el objetivo de la gestión de recursos es maximizar la eficiencia operativa y minimizar los costos. El COO debe trabajar en estrecha colaboración con otros directivos de la empresa para identificar oportunidades de mejora y desarrollar estrategias para lograr estos objetivos. La disciplina de la Gestión Por Procesos está diseñada para mejorar la eficiencia operativa al eliminar redundancias, automatizar tareas y optimizar flujos de trabajo. Al adoptar un enfoque basado en procesos, el COO puede identificar oportunidades para reducir costos y mejorar la eficiencia en toda la organización, y definir la hoja de ruta correcta para su implementación prioritaria conforme a los tiempos de consecución de objetivos estratégicos y operativos.

 

CONCLUSIÓN

En resumen, la gestión eficaz de recursos es una responsabilidad clave del COO, que requiere una evaluación cuidadosa de las necesidades del negocio, la elaboración de planes detallados para asignar recursos y la supervisión continua para garantizar su implementación efectiva. La Gestión por Procesos es una herramienta poderosa para un COO en la gestión eficaz de recursos, ya que proporciona un marco estructurado para analizar, diseñar, implementar y mejorar continuamente los procesos empresariales para maximizar la eficiencia y minimizar los costos, siempre con el foco prioritario a la consecución de objetivos operativos que faciliten el cumplimiento de objetivos estratégicos.

Pedro Robledo BPM

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