Si
hay un proceso difícil de digitalizar es el de Oncología, principalmente porque
es un proceso muy complejo, con muchas excepciones y muchos actores.
En
2016, dimos el primer paso hacia la digitalización con un módulo de oncología
en nuestra Historia Clínica Electrónica Núcleo. Sin embargo, no cumplió con las
expectativas, ya que no reflejaba completamente las necesidades y la
prescripción oncológica seguía siendo manual.
En
2020 revisamos sistemas oncológicos comerciales de nicho y en abril del 2021
iniciamos la implementación de Quimioprocess, una solución portuguesa integral
para el proceso oncológico, cubriendo todo el flujo de la quimioterapia del
paciente:
1. Protocolos estandarizados y
categorizados por patología
2. Prescripción por oncólogo
3. Agendamiento inteligente según
protocolo
4. Validación Clínica de Farmacia
5. Validación Galénica de Farmacia
6. Preparación de Quimioterapias
7. Codificación de terapia de
apoyo en QMT (quimioterapia)
8. Despacho de QMT y terapia de
apoyo.
9. Gestión de enfermería /
administración
1.
Estandarizar protocolos
La tarea
más difícil de este proceso fue la estandarización de protocolos y la carga de
ellos en el sistema, un arduo trabajo de un equipo multidisciplinario.
Desde el protocolo se definieron los estándares que permiten tener un proceso
más eficaz, seguro y de calidad, debido a que en ellos se establecen las fórmulas,
se definen la dosis de la terapia, las restricciones por dosis máxima,
compatibilidad de protocolos concomitantes, la cantidad de ciclos,
el cálculo de las fechas de sesiones según periodicidad (y que permite
agendarlas todas), concentraciones estables de las preparaciones y el tiempo
de ocupación de los recursos del servicio de atención.
Estandarizar
siempre suena lindo, pero es extremadamente complicado. En Oncología hay
diferentes escuelas que proponen distintas terapias. Hoy contamos con
tratamientos que fueron visados por muchos ojos y que hacen menos
heterogéneo el tratamiento de un paciente en nuestra clínica.
¿Sabías que
en la mayoría de los centros oncológicos que no cuentan con herramientas de
esta naturaleza los protocolos de quimioterapia, con todos sus cálculos de
dosis, se crean en Excel y Word?
1 - Protocolos estandarizados
Protocolos
implementados:
- Oncología: 245 protocolos
- Neuro-oncología: 16 protocolos
- Hemato-oncología: 109 protocolos
2.
Prescripción Quimioterapia
El segundo
paso es lograr una prescripción 100% electrónica por los oncólogos, tema
que requiere capacitar y explicar todas las opciones que el sistema permite
para que todos los ciclos sean prescritos desde el primer momento. Los
oncólogos pueden elegir un protocolo y utilizarlo sin cambios (lo habitual), o
adaptar el protocolo a las condiciones particulares del paciente (según
tolerancia o características propias de la patología)
Con el
sistema, lo que manualmente toma 10 minutos se reduce a unos clics, permitiendo
más tiempo del oncólogo con el paciente. ¡Eficiencia y cuidado al
máximo!
La
utilización del sistema aportó seguridad y calidad de atención, ya que
establece los puntos de validación y el flujo en que debe ocurrir cada etapa,
entregando en tiempo real el estado de cada uno de los procesos. Además, la
estandarización de los protocolos y los tiempos de ocupación de ellos no solo
entregan mayor oportunidad de atención, sino que también permite realizar
proyecciones de compra y le otorga al paciente la posibilidad de tener una
mejor programación y control de sus sesiones.
2 - Prescripción de protocolo por oncólogo
3.
Agendamiento
Cualquiera
que haya vivido un proceso oncológico o haya tenido a un familiar en esta
condición conoce lo incómodo que son los procesos de agendamiento
oncológicos. Los centros médicos que carecen de una agenda oncológica
específica asociada a protocolos (algo completamente diferente a una agenda
ambulatoria), hacen pasar al paciente por un proceso de llamado, confirmación y
cambios de horarios, por cada ciclo, en un proceso manual, añadiendo estrés
a una situación ya difícil.
Cuando tu
agendamiento está asociado a un protocolo oncológico, el paciente sabe qué día,
en qué horario y cuánto va a tardar cada administración de todo un ciclo desde
el primer momento.
Quiere
decir que puede organizar su vida, sus viajes y solicitudes de que alguien lo
acompañe a terapia. Esto que parece simple, es de los procesos más complejos
que hay, y es una de las cosas que más agradecen los pacientes.
3 - Agendamiento inteligente de todo el tratamiento
4.
Validación por Químico Farmacéutico (QF) Clínico
Un QF
especialista en validación oncológica revisa cada prescripción y hace el primer
punto de control de seguridad de este complejo proceso. El sistema alerta
por cualquier cambio en el protocolo estándar según definiciones de control
establecidas, cambios de dosis por fuera de +/-5 %, cambio en velocidades
de infusión, en terapia de apoyo, periodicidad, etc.
Además, se
ha implementado un circuito de comunicación para poder transmitir de forma más
efectiva los requerimientos específicos del paciente.
4 - Validación por QF Clínico
5.
Validación por químico farmacéutico Galénico
Un QF
especializado en la formulación y preparación de medicamentos, hace el segundo
punto de control, debe asegurar que la estabilidad de la droga se mantenga
durante todo el periodo de administración, validando el suero de dilución y
las concentraciones de la droga.
Además, se
ha incluido en el sistema fórmulas de redondeo de dosis que permiten la
extracción de volúmenes de droga de forma más exacta.
5 - Validación de QF Galénico
6.
Preparación de quimioterapias
Cuando uno
tiene un sistema oncológico integral, sabe con semanas de anticipación qué
tendrá que preparar cada día. Esto nos permitió cambiar un proceso y
entregar mayor satisfacción a nuestros pacientes. Hasta antes de la
implementación del software, los preparados oncológicos se preparaban el mismo
día cuando el paciente se presentaba en la Clínica para la administración, por
lo tanto, el paciente debía esperar hasta 2 horas que preparen su medicamento y
después se lo administraban.
Con la
previsión de qué hay que preparar mañana, hoy preparamos el día anterior y le
ahorramos 2 horas de espera al paciente para su administración. ¡Menos
tiempo en la clínica y más tiempo en la casa!
6 - Preparación de Quimioterapia
7.
Codificación de terapia de apoyo
A menudo
implementamos sistemas que ayudan a los clínicos sin simplificar los procesos
administrativos, sobrecargando al personal. Es crucial cambiar de una lógica
médica a una administrativa, aunque sea complejo. En este paso, hacemos estos
mapeos.
7 - Codificación de la terapia de apoyo
8. Despacho
del medicamento
Cuando el
paciente se presenta en el Hospital de Día, se le hace la evaluación clínica
pertinente para ver si está en condiciones de recibir la quimioterapia y se
solicita electrónicamente que se despache la medicación.
Este
proceso antes era mediado por diferentes vías, incluyendo Chats, lo que hacía
muy difícil su gestión, hoy es 100% por sistema, controlable y trazable.
8 - Despacho de medicamentos a Hospital de Día
9.
Administración de la quimioterapia
Se juntan
el medicamento y el paciente en un sillón oncológico o cama. Enfermería hace la
tercera validación y control mediante escaneo por código de barras de la
preparación, inicia y finaliza el tratamiento.
9 - Administración de la Quimioterapia
10. Evitar
la fragmentación con la Historia Clínica Electrónica
Quienes
desarrollamos e integramos sistemas de Registro Clínico Electrónico sabemos que
debemos, ante todo, evitar la fragmentación del registro. Es por ello que
diseñamos una vista para ver en nuestra Historia Clínica Electrónica las
prescripciones, agendamientos y administraciones oncológicas, por lo tanto, se
puede documentar en Quimioprocess, pero la información siempre estará
presente en Núcleo para la continuidad del cuidado.
10 - Evitar la fragmentación del registro clínico
integrando Quimioprocess con Núcleo
¿Por qué
consideramos que es la implementación más exitosa del 2023?
- Porque estandarizamos
un flujo que tenía muchos espacios de mejora y esto representa a tener
unos 3 o 4 sillones más (eficiencia por estandarización).
- El software cuenta con
numerosas reglas de apoyo para la toma de decisiones, haciendo el proceso
más seguro y confiable.
- Los pacientes ahora
esperan menos tiempo por tratamiento, lo que hace su terapia más llevadera.
- Los pacientes pueden
programar quién los acompañará,
cuándo pueden hacer un viaje o cuánto tiempo van a estar en la Clínica con
meses de anticipación.
- Porque hemos logrado
calcular con éxito el ICC (índice de contacto a citotóxicos) de nuestros
trabajadores de forma automatizada. Calcular automáticamente el ICC es
vital para la seguridad en salud. Permite una evaluación de riesgos
precisa y rápida, asegurando la protección constante del personal frente a
los peligros de los citotóxicos. Es un paso esencial para un entorno de
trabajo más seguro y eficiente.
¡Gracias a
todo el equipo de Informática Biomédica, a Farmacia, a Enfermería y a los
Oncólogos, Hemato-Oncologos y Neuro-Oncólogos que trabajaron en la
parametrización e implementación de este sistema y que pusieron muchísimas
horas en validar protocolos!
Gracias a Rui
Costa y Carlos Correia de St+i por su
gran enseñanza en mejora de procesos y por guiarnos hacia la excelencia en
oncología digital. ¡Son partners excepcionales!
Alejandro Mauro
Médico
Jefe de Transformación Digital Clínica de Clínica Alemana de Santiago
