La
optimización de los procesos organizacionales siempre ha sido uno de los
objetivos centrales de la Gestión de Procesos o Business Process Management. Y la
automatización juega un papel fundamental en esto. La automatización de
procesos representa una de las herramientas más críticas en el campo de la
transformación digital y promete aumentar la eficiencia operativa y crear
capacidades adicionales a través de diferentes formas de automatización. Por lo
tanto, no sorprende que este tema esté arrasando en el mundo del marketing y
de los negocios en general.
Sin embargo, los analistas comerciales
o los jefes de departamento deben tener cuidado de no caer en eslóganes de marketing baratos.
Después de todo, la gama posible de escenarios de implementación para la
automatización de procesos es bastante amplia. Por lo tanto, se debe saber
exactamente cuándo recurrir a qué enfoque de automatización. Solo entonces se
pueden obtener realmente los resultados esperados de la automatización.
Esta publicación de blog profundiza en
algunos de los términos más comunes relacionados con la automatización de
procesos y proporciona una guía paso a paso sobre cómo hacer realidad los
objetivos de automatización de procesos.
¿Qué
oportunidades existen para la automatización de procesos?
La automatización de procesos ha estado
en la ola de la tendencia desde hace bastante tiempo, y desde que el término
“Automatización robótica de procesos (RPA)” entró en la ecuación hace un par de
años, este tema ha estado de moda. En RPA, las tareas de proceso individuales,
o incluso una serie corta de tareas, son asumidas por robots, más
específicamente: macros o bots de software. Estos bots están
diseñados para simular el comportamiento humano en un proceso asistido por
computadora, por lo que pueden ejecutar tareas repetitivas, de alta frecuencia
y, a menudo, de menor escala. Esto permite la optimización en el nivel “más
bajo” de la arquitectura del proceso. La delegación de tareas de un solo
proceso a los bots libera capacidades adicionales, pero a su vez también
enfrenta ciertas restricciones en lo que respecta al grado de automatización.
Los sistemas
ERP, por otro lado, han existido durante mucho más tiempo y están muy
ampliamente establecidos. Han sido una parte integral del panorama de TI de
muchas organizaciones durante décadas y respaldan la ejecución de procesos en
áreas como contabilidad, gestión de materiales, adquisiciones y similares. Sin
embargo, a pesar de los grandes beneficios que pueden brindar, los sistemas ERP
tampoco están completamente exentos de críticas. Los altos costes de
adquisición e implementación, una curva de aprendizaje empinada para los
usuarios y costes adicionales sustanciales para los ajustes continuos,
especialmente en el caso de los cambios de proceso, quitan parte del brillo que
los sistemas ERP a menudo emanan al principio.
Entre estos dos extremos del espectro,
ha surgido una brecha cada vez mayor en los últimos años que ahora se puede
salvar mediante la automatización de procesos de código bajo/sin código basada
en formularios. En los últimos años, numerosos fabricantes han introducido
soluciones en el mercado que permiten a los departamentos comerciales automatizar
sus procesos de forma independiente, a menudo sin (o con una participación
mínima) de TI.
Los procesos de soporte en particular,
que se encuentran en prácticamente todas las industrias (y están destinados a
facilitar de manera óptima el negocio principal de la empresa) a menudo se
manejan con hojas de cálculo, listas de verificación o innumerables correos
electrónicos y, por lo tanto, muchas veces resultan en una multitud de
problemas. Los procesos de soporte no documentados o mal documentados, no transparentes
y propensos a errores, en los que las responsabilidades en muchos casos no
están claras (y, por lo tanto, las tareas individuales se dejan fácilmente sin
hacer), conducen a largos tiempos de espera, demoras y bucles de proceso, lo
que en última instancia resulta en un ciclo interminable, tiempos y frustración
para todos los involucrados. Y además, a menudo, también son imposibles de
rastrear, lo que en algunos casos genera dificultades para demostrar el
cumplimiento de los requisitos reglamentarios.
Estos procesos generalmente se
encuentran en departamentos como marketing, recursos humanos,
informes, TI, legal o cumplimiento, o simplemente son ciertos tipos de
procesos, como los procesos de solicitud, que por diversas razones no han
encontrado su camino en un sistema ERP existente, pero aún podrían beneficiarse
de las ventajas de la automatización de procesos. El enfoque basado en
formularios o sin código/bajo código “inspira” reflexiones sobre la
automatización de tales procesos, ya que su implementación a menudo se puede
llevar a cabo con poca o ninguna participación de TI, similar a RPA, pero aún
con mejores resultados.
Entonces,
¿cómo deben proceder las empresas con la automatización de sus procesos y cómo
puede garantizar los máximos resultados con recursos limitados?
Por lo general, la automatización de
procesos se puede integrar muy bien en los ciclos y métodos de gestión
existentes, ya sea el Plan-Hacer-Verificar-Actuar (PDCA), el Ciclo de Vida de
Gestión de Procesos (PMLC) o algo similar. Al igual que estos métodos, la
automatización sostenible de procesos abarca la planificación/identificación,
el diseño, el análisis y la optimización, así como la implementación, ejecución
y seguimiento/control continuo.
Un modelo de
procedimiento para la automatización de procesos en siete pasos
Por lo tanto, la mejor manera de
describir el modelo de procedimiento para la automatización de procesos es
seguir los 7 pasos a continuación.
Identificar
el potencial de automatización
Evaluar la cartera de procesos por su
potencial de automatización, por ejemplo, según los tipos de procesos o las
características definidas de los procesos, como la complejidad, la frecuencia
de ejecución, el grado de estandarización y similares. Aquí, muchas empresas se
benefician de la documentación de procesos existente y de fácil interpretación.
Cuanto más detallada sea esta documentación, mejor se pueden considerar los
otros parámetros en la selección de procesos, como los sistemas involucrados,
los riesgos y las dependencias o impactos en los procesos aguas arriba y aguas
abajo.
Analizar y
optimizar los procesos
Antes de apresurarse a la
automatización, es importante tomarse un tiempo para analizar a fondo los
procesos seleccionados y eliminar cualquier debilidad importante de inmediato.
Si se automatiza un proceso defectuoso e ineficiente, seguirá siendo defectuoso
o ineficiente incluso después de la automatización y estos defectos pueden
incluso amplificarse. Realizar un análisis de coste-beneficio aproximado con el
proceso simplificado, comparando el TO-BE automatizado con el proceso AS-IS
actual. En este contexto, ejecutar una simulación de procesos puede ser muy
útil para determinar los ahorros potenciales, comparándolos con los costes del
proyecto de automatización y, por lo tanto, evaluando el ROI.
Definir el
proceso ejecutable
Convertir el proceso optimizado en un
gráfico de flujo de trabajo que represente la lógica de ejecución. Este gráfico
generalmente se despoja de actividades o decisiones puramente manuales y se
enriquece para incluir nuevas tareas o eventos para su ejecución. A
continuación, agregar la información técnica sobre la ejecución de los pasos
individuales, generando así el último gráfico de ejecución. Las mejoras
necesarias pueden variar aquí según la plataforma de automatización que se
elija y la integración necesaria con los sistemas circundantes. Las tareas
simples generalmente se pueden implementar directamente sin necesidad de
conocimientos de programación.
Crear los
formularios/máscaras de entrada necesarios
Paralelamente a la creación del proceso
ejecutable, se puede iniciar el diseño del formulario. De hecho, a menudo
incluso es recomendable comenzar a diseñar los formularios desde el principio
para poder realizar mejoras tanto en el gráfico de flujo de trabajo como en los
formularios, a modo de creación rápida de prototipos. Además, la creación
temprana de los formularios también permite validaciones iniciales por parte de
los usuarios finales, lo que suele mejorar mucho la calidad del proceso, así
como su aceptación.
Prepararse
para el lanzamiento
Durante la fase de implementación o en
preparación para ella, asegurarse de obtener las aprobaciones técnicas para el
nuevo proceso, informar y educar a los miembros del personal al respecto y
asegurarse de que se hayan implementado todas las tareas técnicas para una
gestión de cambios exitosa y puesta en marcha.
Ejecutar el
proceso
¡Hecho! El nuevo proceso ahora está
disponible para los empleados y se ejecuta utilizando el soporte de flujo de
trabajo. La decisión que aún debe tomarse ahora es: si se desea que el proceso
automatizado esté disponible para todos los afectados de inmediato, o si aún se
desea que se “pruebe” productivamente en una escala más pequeña al principio
para obtener algo práctico inicial, perspectivas.
Supervisar
los resultados
Supervisar los KPI relevantes para los
objetivos del proyecto y las consideraciones de coste-beneficio. Prestar
especial atención a la calidad de la ejecución del proceso en las primeras etapas
del nuevo proceso automatizado, especialmente con qué frecuencia se agregan
actividades ad-hoc o se toman rutas de proceso alternativas. Estas
observaciones se pueden usar para verificar el diseño del proceso, de modo que
se puedan hacer ajustes si es necesario. Esencialmente, todos los hallazgos de
monitoreo pueden servir como base para futuras mejoras de procesos.
Resumen
La automatización de procesos seguirá
creciendo de manera constante en los próximos años. El grado de automatización
en casi todas las organizaciones todavía se encuentra en el rango porcentual
inferior de dos dígitos. Como responsable de la toma de decisiones y/o parte
afectada, no solo se necesitan conocimientos sobre las diferentes opciones de
automatización, sino también el enfoque correcto, así como las herramientas de
apoyo para enfrentar adecuadamente el desafío.
Con ADONIS Process Automation, BOC Group proporciona un conjunto de herramientas todo en
uno para guiar sin problemas a través de los pasos esenciales de la
automatización de procesos. Con el conjunto de herramientas integrado en ADONIS, uno no solo se asegura de hacer las cosas bien
(automatización de procesos), sino también de hacer las cosas correctas
(gestión de procesos) y, lo que es más importante, de no conformarse con un
proyecto de una sola vez, sino integrar los resultados en el proceso de mejora
continua de la empresa.
Para complementar este artículo, en la
página web de BOC Group se puede consultar un póster gratuito donde han
resumido, de forma gráfica y clara, los 7 pasos para una automatización éxitos.
Por otro lado, ofrecen el webinar ¿Documentar o Automatizar procesos?
¿Qué fue antes el huevo o la gallina?, donde se podrá ver en acción
las herramientas que hacen posible cualquier iniciativa de automatización de
procesos.
Fuente: El
Negocio
