Factura Electronica - el primer paso.

Los acentos fueron obviados por cuestiones tecnicas.

La obligatoriedad de emision arranca por las empresas de telefonia, cable, prepagas e Internet. La promesa es la reduccion de costos administrativos, pero su adopcion tiene algunos matices. Para los proveedores de soluciones, es un comienzo prometedor. El ABC de la factura electronica.

Desde que la AFIP dispuso la obligatoriedad de facturacion electronica para las empresas de telefonia, cable, prepagas e Internet, muchas organizaciones se preparan para que el fisco no las tome de sorpresa. Sin embargo, antes de adquirir una herramienta tecnologica, conviene asegurarse quien y que se ofrece en el mercado de soluciones. Es que no es lo mismo una empresa que brinda un servicio de factura electronica, una que vende desarrollos modulares para ERP o una que proponga unicamente el archivo que exige la AFIP.

Para contar con una respuesta completa, segun el director general de Levicom, Hugo Mac Goul, “la solucion debe generar reportes, implementar controles, brindar la posibilidad de publicarlo y que la contraparte lo pueda integrar de acuerdo a los formatos de cada empresa, ya que cada industria cuenta con sus estandares”.

En Levicom, donde ya estan ofreciendo el servicio a una prepaga, un cable del interior y a un proveedor de Internet de la ciudad de Buenos Aires, el servicio y la trazabilidad absoluta de la factura electronica permiten “garantizar una herramienta de control para saber si la factura emitida, se genero, se publico y se recibio”, señala Mac Gaul.

Otro de los jugadores dedicados a brindar soluciones de intercambio electronico de datos; es South Consulting Signatura. Su director comercial, Manuel Guldris, dice que “recien se estan sensibilizando los sectores alcanzados por la resolucion de la AFIP, pero como el tiempo que resta para la obligatoriedad es corto, solo buscan una solucion que les permita cumplir con la reglamentacion y no una solucion de negocios que les de beneficios economicos”.

El factor humano.

Saber discriminar si la herramienta es completa y se ajusta a las necesidades de cada compañia parece ser un punto de relevancia en el analisis sobre la digitalizacion del proceso de facturacion. Mas si se tiene en cuenta que en las empresas, la gestion administrativa y contable representa costos significativos. En las grandes, ese estima entre el dos y tres por ciento de sus ingresos. Pero para una pequeña empresa puede significar hasta 20 o 30 por ciento.

Ya nadie discute que la facturacion electronica genera grandes beneficios de integracion y optimizacion de costos. Pero para lograr que el redito sea concreto, al margen de las disposiciones de la AFIP los proveedores aconsejan identificar con claridad “a quienes le van facturar electronicamente y de que manera se hara esta facturacion”, opina Mc Gaul. Ademas, recomienda “evaluar si los procesos internos estan preparados para recibir y emitir facturas electronicas”.

Aunque se trata de automatizar procesos, el factor humano tambien juega su rol, fundamentalmente si los empleados no estan preparados para encarar el cambio cultural que implica la nueva modalidad. “Es muy importante considerar este factor ya que es crucial para la implementacion y el exito del proyecto”, sostiene Mac Gaul.

En cuanto a la infraestructura tecnologica necesaria para comenzar a olvidarse del papel y operar electronicamente, Manuel Guldris, dice que “la infraestructura depende directamente del volumen de facturas. Para empresas que no deseen asumir el costo del hardware ni del mantenimiento y de la operacion, existe el modelo ASP (Application Service Provider) donde el proveedor asume todos esos costos y el cliente paga en modalidad de servicio por las transacciones realizadas”.

Tanto Guldris como Mac Gaul coinciden en un punto: Las empresas que la semana que viene estaran obligadas a trabajar con Factura Electronica empujaran al resto del mercado a adoptar esta nueva forma de facturar, y la promesa es un amplio margen de beneficios y ahorros. Lo importante sera saber aprovecharlos al maximo.
El ABC de la Factura Electronica.

Por Mariano Vandam de la (Camara Argentina de Comercio Electronico (CACE)

A partir de Octubre de 2005 la AFIP abrio la posibilidad para que las empresas puedan comenzar a emitir facturas electronicas y como todo lo nuevo genera inquietudes. A continuacion, algunas de las mas recurrentes para quienes buscan mejorar la gestion y operacion en una empresa.

¿Que es la factura electronica?

Es un documento electronico que contiene los mismos datos que se encuentran en una factura. Es decir que a partir de esos datos podemos reconstruir una factura en papel. Lo importante es que el papel ya no es necesario, sino solo los datos.

¿Cuales son los beneficios?

La Factura Electronica abre la posibilidad de generar un importante ahorro de dinero en el emisor, ahorrando el papel, proceso de impresion y delivery por correo, para el receptor, facilita el proceso de ingreso de datos, evita tener que tipear las facturas, evita errores, acelera el proceso y hace posible la automatizacion. En ambos casos puede mejorar la productividad.

¿Como emito una Factura Electronica?

Actualmente, cuando una empresa emite una factura, lo hace en un formulario pre-impreso, en un ticket, ticket factura, o como auto-impresor. Esta normativa solo abarca a las facturas pre-impresas y de auto-impresion del tipo A y B. Para poder remplazar estas por facturas electronicas, es necesario armar un archivo con las cabeceras de las pre-facturas "sin detalle", enviarlas a la AFIP, y descargar la Clave de Autorizacion Electronica (CAE) para esas facturas, luego se debe armar un documento electronico con los datos habituales de la factura y el CAE en lugar de CAI (que se usa para las facturas tradicionales).

¿Que hay que entregarles a los clientes receptores?

La AFIP reglamenta que es necesario poner a disposicion del receptor ese documento electronico llamado factura electronica, pero no reglamenta como, dejando esto a criterio del emisor. En la Comision de Factura Electronica de la CACE, establecimos junto con la CESSI, GS1 y las principales empresas, un documento de mejores practicas para que las empresas puedan hacer una implementacion simple, estandar, y con el nivel de seguridad necesario.

Fuente: Bloggers.com.ar - Sabrina Diaz Rato