Las metodologías de mejora de procesos
adecuadas pueden aumentar la eficiencia, reducir costos, impulsar la agilidad
empresarial, optimizar las operaciones y mucho más.
Sin embargo, existen bastantes herramientas
de desempeño y no todas son iguales: algunas son expertas en ayudar al
desempeño de los empleados, algunas optimizan la eficiencia del proceso y otras
simplifican el gobierno organizacional.
En este post hablaré sobre algunas de las
herramientas de mejora de procesos más usadas y veremos cómo éstas pueden
mejorar el rendimiento en toda la organización.
Tabla de Contenidos
o Lean
o Gestión de calidad total (TQM)
o Modelado de procesos de negocio (BPM)
LAS
5 PRINCIPALES
Estas son algunas de las mejores herramientas
y marcos que se pueden utilizar para evaluar, analizar y optimizar sus procesos
comerciales:
·
LEAN
El pensamiento Lean es
un marco derivado del Sistema de Producción de Toyota, una metodología
destinada a reducir el desperdicio, acortar los ciclos de desarrollo de
productos, el cambio incremental y la mejora continua.
Este marco incorpora conceptos como Kanban, un
sistema de programación para la fabricación justo a tiempo, y Kaizen, un
concepto japonés que se centra en mejoras graduales y continuas en lugar de
cambios revolucionarios.
Esta metodología se ha vuelto bastante
conocida desde que Toyota la introdujo por primera vez.
En los últimos años, este método incluso fue
re-popularizado y aplicado a startups por Eric Ries en su libro, The
Lean Startup .
Como muchas de las otras metodologías
mencionadas aquí, Lean se puede aplicar a una amplia gama de procesos
comerciales, desde el desarrollo de software hasta la fabricación y la gestión
de la cadena de suministro.
·
SIX
SIGMA
Six Sigma, desarrollado en Motorola en
la década de 1980, es un marco diseñado para maximizar la calidad del
proceso minimizando los defectos y la variabilidad.
El proceso refleja el proceso Planificar-Hacer-Verificar-Actuar
y tiene dos métodos centrales:
- DMAIC. Este
método está orientado a mejorar los procesos existentes. Significa: definir el
sistema, medir aspectos clave del proceso actual, analizar los
datos, mejorar el proceso actual y controlar el
proceso de estado futuro.
- DMADV. Este
proceso tiene como objetivo desarrollar nuevos procesos. Sus
etapas son: definir metas de diseño, medir e
identificar características críticas para la calidad, analizar para
desarrollar y diseñar alternativas, diseñar una alternativa
mejorada, verificar el diseño.
Al igual que Lean, Six
Sigma se desarrolló originalmente en el espacio de fabricación, pero
también se ha aplicado a una amplia gama de otras funciones y procesos
comerciales. Si bien tanto Lean como Six Sigma tienen diferentes énfasis,
algunos han combinado ambos métodos e incluso han desarrollado enfoques
híbridos como Lean Six Sigma.
·
GESTIÓN
DE CALIDAD TOTAL (TQM)
Total Quality Management (TQM)
es un sistema de gestión que se centra en la satisfacción del cliente y la
mejora continua.
Existen diferentes versiones de esta
metodología, cada una con su propio conjunto de principios básicos, pero
algunos de los más comunes incluyen:
o
El cliente primero
o
Mejora constante
o
Participación total
de los empleados
o
Decisiones basadas
en datos
o
Centrado en el
proceso
Si bien TQM es una metodología de gestión,
también se basa en la mejora continua del proceso a través de correcciones
continuas de errores, ajustes de políticas, capacitación de
empleados y recopilación de datos.
Además, como muchas de las otras herramientas
cubiertas aquí, TQM tiene sus raíces en las mismas filosofías y
método de Kanban.
·
GESTIÓN
POR OBJETIVOS (MBO)
Management by
objectives (MBO) adopta un enfoque de alto nivel para la mejora del rendimiento
y se centra más en las prácticas de gestión que en la optimización de
procesos.
Este enfoque,
presentado por Peter Drucker, establece objetivos claros que son acordados por gerentes
y empleados.
Los pasos de este
enfoque incluyen:
o
Crear objetivos
organizacionales
o
Hacer que esos
objetivos sean comprensibles para los empleados
o
Fomentar la
participación de los empleados en el establecimiento de sus propias metas
individuales.
o
Seguimiento del
progreso
o
Recompensar los
logros
MBO tiene sus
limitaciones, pero la herramienta no pretende ser una “solución mágica” para
mejorar el rendimiento. La mejor opción sería usarla combinada con otras
herramientas, como las que he tratado aquí, para mejorar la comunicación
organizacional, involucrar a los empleados y mejorar las relaciones
verticales dentro de la organización.
·
MODELADO
DE PROCESOS DE NEGOCIO (BPM)
El modelado de
procesos de negocio (BPM), como sugiere el término, traza los procesos y los
representa visualmente para que puedan entenderse y optimizarse más
fácilmente.
Hay varios tipos de
modelos de procesos que se pueden aplicar a diferentes escenarios.
Un modelo de
simulación, por ejemplo, puede usarse para modelar sistemas complejos, como
cadenas de suministro.
Un modelo de flujo
de trabajo virtual, por otro lado, puede trazarse con diagramas de flujo,
diagramas de flujo de control o incluso herramientas de software modernas,
como Bizagi
El modelado de
procesos de negocio está estrechamente vinculado a otras metodologías de mejora
de procesos, como la gestión de procesos de negocio (que también tiene el
acrónimo BPM), la reingeniería de procesos de negocio (BPR) y el diseño de
procesos de negocio (BPD), entre otros.
Si bien hay varias
herramientas y técnicas que caen dentro de estas disciplinas, todas comparten
el mismo enfoque general y los mismos objetivos generales: modelar los procesos
existentes para optimizarlos o rediseñarlos.
RECOMENTACIONES
FINALES
Aquí, hemos
analizado algunos enfoques generales para la mejora de los procesos
de negocio y la mejora del rendimiento.
Muchas de las
herramientas más comunes de la actualidad, como PDCA, PDSA, DMAIC, Kaizen y
Kanban, comparten las mismas raíces y forman parte de metodologías existentes,
como lean o Six Sigma.
Fuente: Estrategia
TD
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